Tämä seloste kuvaa, miten Friigo Oy käsittelee henkilötietoja Amura Mobile ‑sovelluksessa ja siihen liittyvässä Amura-palvelussa. Kaikki tässä kuvattu vastaa sovelluksen versiota 1.1.1.
1. Rekisterinpitäjä
Friigo Oy (Y-tunnus 3129114-6)
Sammonkatu 19H, 33540 Tampere
Sähköposti: asiakaspalvelu@friigo.fi
Puhelin: 045 635 3901
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3. Rekisterin nimi
Amura-palvelun käyttäjä- ja tositerekisteri
4. Mihin sovellus on tarkoitettu
Amura Mobile on Amura-taloushallinto-ohjelman käyttöön tarkoitettu sovellus, jolla yrityksen edustaja kuvaa yritykseen liittyviä kuitteja ja muita dokumentteja ja toimittaa ne yrityksen kirjanpitoon. Sovelluksen käyttö edellyttää Amura-taloushallinto-ohjelman käyttäjätunnuksia. Sovellus ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille eikä kuluttajakäyttöön.
5. Käsiteltävät tiedot
Käyttäjätiedot
- Sähköpostiosoite, nimi ja käyttäjärooli (Amura-palvelussa luodut tunnukset)
- Salasana (välitetään palvelimelle salattua yhteyttä pitkin kirjautuessa; sovellus ei näe sitä sen jälkeen) sekä mahdollinen kaksivaiheisen tunnistautumisen koodi
- Tieto siitä, mihin yrityksiin käyttäjällä on käyttöoikeus
Tositetiedot
- Kuittien ja tositteiden kuvat, jotka käyttäjä ottaa kameralla tai valitsee laitteen kuvakirjastosta
- Kuvista tunnistetut ja käyttäjän tarkistamat tiedot: kauppias, päivämäärä, summa, arvonlisävero, kustannuspaikka ja mahdollinen lisätieto
- Tositteen käsittelytila kirjanpidossa
Kuitit voivat sisältää henkilötietoja (esimerkiksi ostajan nimi, korttinumeron loppuosa tai kanta-asiakasnumero). Ne käsitellään osana yrityksen kirjanpitoaineistoa.
Yrityksen tiedot
Näytetään sovelluksessa, ylläpidetään Amura-palvelussa.
- Yrityksen nimi ja Y-tunnus, kustannuspaikat
- Yrityksen myyntilaskut, asiakkaat ja tuotteet (vain katselu)
Tekniset tiedot
- Kirjautumisistunnon tunniste (voimassa enintään 8 tuntia), joka tallennetaan laitteen suojattuun säilöön
- Jos käyttäjä ottaa käyttöön ”Muista kirjautuminen tällä laitteella”: sähköposti ja salasana tallennetaan laitteen suojattuun säilöön (iOS Keychain / Android Keystore), ja niiden käyttö vaaditaan vahvistamaan laitteen lukituksella (Face ID, Touch ID, sormenjälki tai pääsykoodi). Tiedot eivät poistu laitteelta muualle kuin Amura-palvelun kirjautumiseen. Ne poistetaan, kun käyttäjä kirjautuu ulos tai poistaa valinnan.
- Kielivalinta (tallennetaan vain laitteelle)
- Palvelimen lokitiedot (IP-osoite, aikaleima, pyydetty toiminto) tietoturvan ja vianselvityksen tarpeisiin. Lokeja säilytetään 6 kuukautta.
Mitä sovellus ei kerää: sovelluksessa ei ole analytiikkaa, mainontaa, seurantatunnisteita eikä kaatumisraportointia. Sijaintia ei käytetä. Kuvakirjastosta luetaan vain käyttäjän itse valitsema kuva.
6. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
- Kirjanpitovelvollisen yrityksen tositteiden vastaanotto, tunnistus ja arkistointi kirjanpitoa varten — oikeusperusteena asiakasyrityksen kanssa tehty Amura-palvelusopimus sekä kirjanpitolain mukaiset lakisääteiset velvoitteet.
- Käyttäjän tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta — sopimus.
- Palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja vianselvitys — oikeutettu etu.
7. Tekoälypohjainen tunnistus
Ladatusta kuittikuvasta tunnistetaan tiedot automaattisesti tekoälymallilla, jotta käyttäjän ei tarvitse kirjoittaa niitä käsin. Tunnistuksen tulos on aina ehdotus, jonka käyttäjä tarkistaa ja tarvittaessa korjaa ennen tallennusta. Tunnistuksessa käytetään Googlen Gemini-mallia Google Cloud Vertex AI ‑palvelussa EU/ETA-alueella Amura-palvelun palvelimen kautta; sovellus ei lähetä kuvia suoraan Googlelle, eikä Google käytä kuvia malliensa kouluttamiseen. Tunnistusta ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
8. Tietojen säilytys
- Tositteet ja niistä tallennetut tiedot ovat osa asiakasyrityksen kirjanpitoaineistoa, ja niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä). Aineisto säilytetään Suomessa sijaitsevalla palvelimella. Asiakkuuden päättyessä aineisto luovutetaan asiakasyritykselle, minkä jälkeen se poistetaan palveluntarjoajan palvelimelta.
- Käyttäjätunnus säilytetään asiakkuuden ja käyttöoikeuden ajan.
- Istuntotunniste vanhenee viimeistään 8 tunnissa. Laitteelle tallennetut kirjautumistiedot poistuvat uloskirjautuessa.
- Sovellus säilyttää kuvia laitteella vain lähetyksen ajan; laitteen omaan kuvakirjastoon sovellus ei tallenna mitään.
9. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Käsittelijät, jotka käsittelevät tietoja Friigon lukuun:
- Palvelinympäristö: Adalia Oy, palvelinten sijainti Suomi.
- Google Cloud (Vertex AI, Gemini): kuittikuvan tekoälytunnistus EU/ETA-alueella, ks. kohta 7.
- Expo (Expo, Inc., USA): sovellus tarkistaa käynnistyessään sovelluspäivityksiä Expon palvelusta. Pyynnön mukana välittyy sovellusversio, käyttöjärjestelmä ja IP-osoite — ei käyttäjä- eikä tositetietoja.
- Apple ja Google: sovelluskauppojen jakelu ja käyttöjärjestelmän suojattu säilö. Kaupat voivat kerätä omaa tilastotietoaan omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
- Asiakasyrityksen oma kirjanpitäjä käsittelee tositteet osana kirjanpitopalvelua.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tositetiedot käsitellään EU/ETA-alueella: palvelimet sijaitsevat Suomessa ja tekoälytunnistus tehdään Vertex AI:n EU-alueella. Siltä osin kuin käsittelijä (esimerkiksi Expo tai Google) sijaitsee Yhdysvalloissa, siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja/tai EU–US Data Privacy Framework ‑järjestelyyn.
11. Tietojen suojaus
Kaikki tietoliikenne sovelluksen ja palvelimen välillä on salattua (HTTPS). Tositteiden kuvat ovat haettavissa vain kirjautuneen käyttäjän tunnisteella. Laitteella säilytettävät tunnisteet ja kirjautumistiedot ovat käyttöjärjestelmän suojatussa säilössä. Pääsy palvelimen tietoihin on rajattu nimettyihin henkilöihin, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin lainsäädäntö sen sallii. Kirjanpitoaineistoa ei voida poistaa kirjanpitolain säilytysaikana. Pyynnöt osoitetaan kohdan 2 yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
13. Muutokset
Selostetta päivitetään sovelluksen kehittyessä. Ajantasainen versio on aina tässä osoitteessa; olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa.